Comment mettre en place une carte essence pour véhicule de société ?
Le carburant du véhicule de société représente un coût non négligeable pour votre entreprise. La carte carburant assure un suivi des dépenses de chaque véhicule de fonction. Elle permet également de mettre fin à la gestion des notes de frais. La carte essence pour véhicule de société est un avantage pour les salariés, qui n'ont plus à avancer les frais de carburant. Ils peuvent ainsi utiliser la voiture de fonction de l'entreprise sans gérer de budget carburant eux-mêmes.
Qu'est-ce que la carte carburant pour une entreprise ?
La carte carburant est une solution de paiement mise en place par l'employeur. Les cartes sont ensuite accordées aux salariés pour régler leurs frais d'essence. La carte est obtenue par l'entreprise via un forfait ou un contrat souscrit auprès d'un distributeur de carburant. Elle donne droit à un certain nombre d'avantages sur les prix. Pour l'entreprise, la carte essence peut être prépayée ou postpayée au choix de l'employeur. Elle vient directement remplacer les enveloppes ou les chèques d'entreprise parfois distribués aux salariés pour couvrir ce type de frais.
Les avantages de la carte carburant
La carte carburant accorde des avantages aussi bien pour l'employeur que pour les salariés. Souvent, les entreprises octroient des cartes inscrites de manière à identifier un véhicule précis. La plaque d'immatriculation est enregistrée sur la carte essence afin de simplifier la gestion. Vous pouvez ensuite exploiter ces données pour analyser l'usage de chaque salarié. Les cartes sont sécurisées puisqu'elles disposent d'un code PIN. Cela vous permet de protéger les comptes de votre entreprise d'une fraude ou d'un vol.
L'usage de la carte essence pour véhicule de société permet également d'en finir avec la gestion des notes de frais. Les ressources mobilisées par votre entreprise sont de ce fait réduites. Enfin, les cartes de carburant permettent à votre entreprise de suivre les dépenses en temps réel. Les coûts ne doivent plus être estimés, ce qui simplifie le calcul lié à la consommation de la flotte de véhicules.
Où utiliser la carte essence pour un véhicule de fonction ?
La carte carburant d'une voiture de société ne peut pas être utilisée dans tous les points de vente. L'usage est défini avec les partenaires de l'organisme qui la délivre. Vos collaborateurs doivent donc se rendre dans des lieux partenaires. En outre, les cartes essence peuvent avoir plusieurs types d'utilisation. Elles servent dans les stations-service, les parkings, mais aussi dans certains cas pour les péages. En tant qu'employeur, vous pouvez ainsi centraliser l'ensemble des dépenses d'un véhicule en un même point.
Utiliser la carte essence dans les stations-service
De nombreuses cartes ne fonctionnent qu'avec les stations-service issues d'une enseigne similaire. D'autres établissent des partenariats avec la plupart des stations-service afin de permettre aux salariés d'utiliser un plus grand réseau pour leur voiture de fonction. Il s'agit alors d'une carte carburant multi-enseigne. La carte essence pour véhicule de société est utilisable quel que soit le carburant. Elle permet également de régler un montant pour le nettoyage de la voiture de fonction.
La carte carburant pour régler un parking ou un péage au travail
Certaines cartes de carburant donnent également le droit de payer le parking. Il s'agit d'un avantage de plus pour l'entreprise, qui peut ainsi renforcer son suivi des dépenses. Là encore, les notes de frais sont effacées pour le salarié. Les dépenses peuvent être transmises directement à la comptabilité sans vérification de chaque ticket. Dans certains cas, les péages peuvent aussi se régler facilement avec une carte carburant. L'intégralité des coûts liés à une voiture de fonction peut aussi être suivie à travers la carte.
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