Tout ce qu'il faut savoir sur la charte de mise à disposition d'un véhicule

Gestion d'une flotte : optez pour la charte de mise à disposition d'un véhicule

30 oct. 2022 3 min de lecture
Tout ce qu'il faut savoir sur la charte de mise à disposition d'un véhicule

Une bonne gestion de flotte implique d'encadrer précisément l'utilisation des voitures de fonction ou de service. L'établissement d'une charte de mise à disposition d'un véhicule permet au gestionnaire du parc automobile de suivre l'état des véhicules de l'entreprise. Ce type de document sensibilise également vos collaborateurs au respect de bonnes pratiques.

La mise à disposition d'une voiture de fonction

Une entreprise peut attribuer un véhicule de fonction à l'un de ses collaborateurs. Il s'agit généralement d'une voiture qui sert autant aux déplacements personnels que professionnels. Cette attribution doit figurer dans le contrat de travail et faire l'objet d'une clause particulière. Cette clause est rédigée dans le respect de la convention collective de l'entreprise.

La voiture de fonction dans le contrat de travail

La clause du contrat de travail relative à la voiture de fonction doit être particulièrement exhaustive. Elle détaille les conditions de mise à disposition du véhicule. Cela comprend l'usage (professionnel et/ou personnel), l'entretien du véhicule, et les obligations du salarié en cas d'accident ou d'infraction. La clause définit également les règles concernant les frais de carburant et l'assurance du véhicule.

La restitution d'un véhicule de fonction

Le contrat de travail précise les modalités de restitution de ce type de véhicule. Cet aspect de l'octroi d’une voiture de fonction fait souvent débat entre un employeur et son salarié. La Cour de cassation a tranché à ce sujet en 2010. La suspension du contrat de travail n'est pas un motif valable pour supprimer un avantage en nature, quel qu'il soit.

Ainsi, si un employeur ne souhaite pas que le salarié utilise le véhicule lors de son arrêt de travail, il doit le spécifier par écrit. La restitution du véhicule entraîne alors la rédaction d'un avenant au contrat de travail.

La charte de mise à disposition d'un véhicule de service

Le véhicule de service désigne les voitures mises à la disposition des salariés pour les déplacements professionnels. Ces véhicules sont gérés en flotte et font l'objet d’un document commun à tous les services de l'entreprise. La charte de mise à disposition d'un véhicule est un document indispensable à la gestion d'un parc automobile d'entreprise. Voici les rubriques qui doivent y figurer.

1. Les modalités d'utilisation du véhicule de service

La première partie de cette convention décrit le cadre précis de l'utilisation des véhicules de société. L’employeur définit :

  • les voitures constituant le parc automobile ;
  • le type de déplacements autorisés, ainsi que leur cadre espace-temps ;
  • les conditions à remplir par les collaborateurs pour chaque emprunt ;
  • les modalités de réservation et de prise en compte d'un véhicule.

2. Les obligations des collaborateurs de l'entreprise

L'employeur rappelle à chaque conducteur la procédure à appliquer en cas d'accident ou d'infraction au Code de la route. En tant que propriétaire des véhicules, l'entreprise assume les frais liés aux réparations. Elle s'acquitte également des amendes pour stationnement gênant ou pour excès de vitesse. Toutefois, elle a depuis 2017 l'obligation de désigner le conducteur coupable de l'infraction.

3. Les clauses liées à l'entretien et à la restitution du véhicule de service

Cette partie de la charte de mise à disposition d'un véhicule est indispensable à la bonne tenue du parc automobile. Elle met l'accent sur la responsabilité individuelle de chaque utilisateur. Les véhicules empruntés doivent être restitués dans des délais raisonnables, propres et en bon état. Chaque collaborateur s'assure ainsi qu'il n'en pénalise pas un autre dans l'exécution de sa mission.

La charte de mise à disposition d'un véhicule présente ainsi de nombreux avantages. Elle facilite le travail de suivi et d'entretien du parc automobile en impliquant les salariés. Ces derniers savent réagir en cas d'imprévus et respectent pleinement leur outil de travail.

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