La voiture de fonction : un avantage en nature du salarié
Saviez-vous qu'une différence existe entre une voiture de fonction et de service ? En effet, le véhicule de service est limité aux déplacements professionnels. En revanche, le salarié peut avoir un usage personnel de sa voiture de fonction. Celle-ci est soumise à un régime légal et fiscal particulier. Elle doit être incluse dans le contrat de travail, puisqu'il s'agit d'un avantage en nature.
La mise à disposition d'un véhicule de fonction dans le contrat de travail
L'employeur doit prévoir toutes les modalités d'utilisation de la voiture de fonction dans le contrat de travail. En effet, c'est un avantage en nature qui fait partie intégrante de la rémunération du salarié.
La clause de mise à disposition d'une voiture de fonction
L'entreprise peut attribuer un véhicule de fonction dès l'embauche de son salarié ou par la suite. Dans tous les cas, l'employeur lui fait signer une clause de mise à disposition. Celle-ci peut être intégrée dans le contrat de travail ou se présenter sous la forme d'un avenant.
Cette clause fixe les conditions d'usage du véhicule. Elle reprend toutes les informations relatives au salarié, mais aussi à la voiture. L'employeur doit préciser le mode de calcul retenu pour l'évaluation de l'avantage en nature.
Quelle est l'incidence d'un retrait d'une voiture de fonction sur le contrat de travail ?
Le véhicule de fonction fait partie intégrante de la rémunération du salarié et s'inscrit dans le contrat de travail. L'entreprise ne peut donc pas retirer une voiture de fonction comme elle le souhaite. C'est une modification du contrat de travail qui implique l'approbation du bénéficiaire.
De la même manière, la suspension du contrat de travail (arrêt maladie, congé maternité ou paternité, etc.) ne permet pas à l'employeur de retirer la voiture de fonction. Ce n'est possible que si ce cas de figure est prévu dans la clause de mise à disposition.
Les règles de calcul du coût d'une voiture de fonction
L'évaluation de l'avantage en nature se fait selon un forfait ou en fonction des dépenses réelles. La grille de calcul du coût d'une voiture de fonction distingue plusieurs éléments. Elle diffère si l'entreprise est propriétaire, si le véhicule est en location ou si les frais de carburant sont pris en charge.
La grille de calcul du coût du véhicule selon un forfait
Lorsque l'employeur ne prend pas en charge les frais de carburant, le forfait du coût d'acquisition est égal à :
- 9 % pour un véhicule de moins de 5 ans ;
- 6 % pour une voiture de plus de 5 ans ;
- 30 % du montant annuel de la location, de l'assurance et de l'entretien.
Lorsque l'entreprise prend en charge les frais de carburant, le forfait du coût d'achat est de :
- 9 % plus les frais réels de carburant ou 12 % ;
- 6 % plus les frais réels d'essence ou 9 % ;
- 30 % du montant annuel de la location, auxquels s'ajoutent les dépenses de carburant, ou 40 % du coût annuel.
La grille de calcul du coût du véhicule selon les dépenses réelles
Le salarié doit être en mesure de prouver le kilométrage réalisé à titre privé. Les entreprises propriétaires de leur flotte de véhicules de fonction utilisent cette formule : [(amortissement de 20 % du coût d'achat TTC + assurance + entretien) × (kilomètres parcourus pour un usage privé) / (kilomètres réalisés au total)] + frais réels de carburant payés par l'employeur. Le taux est à 10 % pour les véhicules de plus de 5 ans.
Pour une voiture de fonction en location, la formule est la suivante : [(coût annuel de location TTC + assurance + entretien) × (kilomètres parcourus à titre privé) / (kilomètres totaux)] + frais réels de carburant pris en charge par l'employeur.
La voiture de fonction : un avantage en nature
L'usage privé par le salarié constitue l'avantage en nature du véhicule de fonction. Peu importe que la voiture soit en location ou appartienne à l'entreprise.
Cependant, des exceptions existent.
- Lorsque le salarié restitue la voiture le week-end, pendant ses congés, etc.
- Le trajet domicile-travail est un prolongement des déplacements professionnels.
- Le véhicule est un utilitaire utilisé à des fins professionnelles et l'employeur le précise.
- La contribution financière est supérieure à l'évaluation forfaitaire ou réelle de l'avantage en nature.
L'utilisation personnelle de la voiture de société est-elle autorisée ?
L'utilisation personnelle d'une voiture de société signifie que le salarié peut en avoir un usage dans le cadre privé. Cependant, l'entreprise est en droit de poser des limites. Par exemple, elle peut refuser le prêt de la voiture au conjoint, ou imposer un kilométrage par mois, etc. De son côté, la jurisprudence a fixé des interdits. En effet, le salarié n'est pas autorisé à prêter son véhicule pendant un arrêt maladie. Il ne peut pas pratiquer le covoiturage et en tirer des bénéfices.
La contribution du salarié aux dépenses de la voiture de fonction
L'entreprise peut exiger une contribution financière prélevée sur le salaire. Par exemple, c'est le cas si le salarié veut obtenir un véhicule d'une catégorie supérieure. Le montant de cette redevance pour la voiture de fonction détermine si le véhicule reste ou non un avantage en nature.
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