Les règles à suivre avant de mettre un véhicule de service à la disposition de vos collaborateurs

Véhicule de service : définition et règles d'utilisation

28 oct. 2022 3 min de lecture
Les règles à suivre avant de mettre un véhicule de service à la disposition de vos collaborateurs

Les termes de voiture de fonction ou de service prêtent souvent à confusion, alors qu'ils revêtent une réalité différente. Chaque formule présente ses avantages et ses inconvénients. Voici les règles à connaître concernant l'utilisation d'un véhicule de service.

Voiture de fonction ou véhicule de service ?

Voiture de fonction ou véhicule de service, les termes prêtent souvent à confusion. Pourtant, l'attribution et la mise à disposition de ces moyens n'impliquent pas les mêmes règles.

La voiture de fonction : un avantage en nature

La voiture de fonction désigne le véhicule confié à un collaborateur pour un usage aussi bien professionnel que personnel. Celui-ci peut l'utiliser lors de ses déplacements professionnels, mais aussi le week-end et pendant ses congés. L'attribution d'une voiture de fonction fait l'objet d'une clause dans le contrat de travail du bénéficiaire. Cet avantage figure également sur sa fiche de paie.

Véritable avantage en nature, la voiture de fonction est considérée comme un élément de rémunération. Il donne lieu aux paiements de charges sociales par l'entreprise. De plus, un employeur n'a pas le droit de le supprimer de façon unilatérale.

Le véhicule de service pour un usage strictement professionnel

Le véhicule de service – ou véhicule de société – est réservé à un usage strictement professionnel. Bien souvent, ce type de véhicule n'est pas attribué à une personne, mais à un service. Il est géré au sein d'une flotte et fait l'objet de règles strictes de mise à disposition. Un véhicule de service ne peut pas être utilisé le week-end ou pendant les vacances par un collaborateur. Si l'employeur l'autorise, ce type de véhicule de société peut être attribué pour un trajet domicile travail.

Infraction d'un collaborateur au Code de la route : qui paye l'amende ?

Conduire un véhicule de service n'autorise pas un salarié à s'affranchir du Code de la route, bien au contraire. Mais, en cas d'infraction, c'est l'entreprise qui doit s'acquitter de l'amende à payer, dès lors que le certificat d'immatriculation est à son nom.

Sachez néanmoins que depuis 2017, une entreprise a l'obligation de communiquer à l’administration le nom du collaborateur auteur de l'infraction. Si cela n'est pas fait dans un délai de 45 jours, l'entreprise écope d'une amende pouvant aller jusqu'à 3 750 euros. Le paiement d'une amende ne peut pas faire l'objet d'une saisie sur salaire.

Véhicule de service : quelle responsabilité en cas d'accident ?

En cas d'accident avec un véhicule de service, votre collaborateur n'est pas tenu responsable. Sa responsabilité pénale n'est engagée que s'il est prouvé qu'il a causé l'accident. L'entreprise s'acquitte de la franchise d'assurance et des frais de réparations du véhicule. La réparation des dommages causés à des tiers revient également à l'entreprise.

Une entreprise ne peut pas sanctionner un salarié en cas d'accident. Cependant, si le collaborateur concerné a causé l'accident ou a eu la volonté de nuire à l'entreprise, le recours au licenciement pour faute grave peut être envisagé.

Existe-t-il une tolérance à l'usage d'un véhicule de service ?

Par définition, les salariés ne peuvent utiliser les véhicules de service que dans le cadre de leurs activités professionnelles. Vous pouvez néanmoins, en tant qu'employeur, en autoriser une utilisation plus large. Il convient cependant d'encadrer précisément cette utilisation élargie. Si elle s'installe dans les usages, vous ne pourrez plus la reprocher au salarié, au motif qu'il ne respecte pas les règles de l'entreprise.

Cette tolérance s'observe souvent dans le cadre d'un mandat syndical. Les employeurs autorisent les représentants du personnel à se déplacer avec une voiture appartenant à l'entreprise pour leurs activités de représentation. En cas de litige avec l'employeur, la cour de cassation a déjà tranché en faveur d'un représentant du personnel.

Vous souhaitez mettre en place une flotte de véhicules pour les déplacements professionnels de vos salariés ? Retrouvez note guide complet sur le sujet avec nos articles concernant :