La gestion de flotte des véhicules de société est primordiale

6 conseils pour bien gérer la flotte automobile de sa société

3 nov. 2022 3 min de lecture
La gestion de flotte des véhicules de société est primordiale

La flotte de véhicules de société est un poste générant des coûts importants. Dès lors, il est envisageable de réaliser d'importantes économies en rationalisant la gestion de flotte de l'entreprise. Bien entendu, vous pouvez confier cette tâche à un gestionnaire extérieur. Si le parc de véhicules de l'entreprise n'est pas externalisé, une gestion rigoureuse de la flotte automobile s'impose. Pour ce faire, rien ne vaut un bon logiciel, et les 6 conseils suivants.

1. Réaliser un audit du parc automobile pour déterminer les besoins de l'entreprise

Avant d'investir dans un logiciel de gestion de flotte, un audit s'impose. Cette procédure permet de déterminer les besoins en déplacement des collaborateurs. L'audit définit aussi le volume du parc automobile. Il aide à prévoir les besoins en carburant et en maintenance, ainsi que le type de véhicule à acquérir. De plus, les données de cet audit pourront servir de fondement à un plan de mobilité.

2. Sensibiliser les collaborateurs à une utilisation optimale des véhicules de société

Les conducteurs de véhicules de société sont moins attentifs à une automobile qui n'est pas la leur. Surtout lorsqu'il s'agit d'un véhicule de service. Le véhicule de fonction, lui, est souvent traité avec plus de précaution. Or, pour une bonne gestion de la flotte, le gestionnaire doit être informé de chaque détail.

Il convient ainsi d'équiper la société d'une plateforme qui permette au conducteur de remonter toutes les informations concernant le véhicule. Enfin, il faut sensibiliser les collaborateurs à l'utilisation de cet outil.

3. Mettre en place une "car policy" pour optimiser la gestion de flotte de l'entreprise

La car policyest le règlement applicable à la flotte automobile d'une société. Elle en régit l'utilisation par les collaborateurs. Si elle n'est pas obligatoire, l'instauration d'une car policy dans l'entreprise permet de fixer les règles d'utilisation des véhicules.

Elle permet également de déterminer les procédures à respecter par le conducteur. Ainsi, elle précise les règles en matière de maintenance ou d'attribution des véhicules. En réalité, plus la car policy est précise, plus la gestion de flotte est facilitée. De cette manière, vous éviterez les litiges.

4. Dédier une personne à la gestion de la flotte automobile de l'entreprise

Optimiser la gestion de son parc automobile passe inévitablement par la désignation d'un gestionnaire de flotte. Idéalement, ce poste est occupé par un collaborateur réactif et qui a le sens des priorités. Le candidat idéal bénéficie d'une culture automobile, matinée de connaissances en droit des assurances. Il ne doit pas badiner avec la sécurité. Enfin, un responsable de flotte est indispensable, même si le parc automobile est composé de véhicules de location.

5. Investir dans un logiciel de gestion de flotte automobile pour optimiser les coûts

Le choix du logiciel de gestion de flotte automobile est primordial. C'est l'outil indispensable au gestionnaire de flotte pour optimiser les coûts des véhicules de l'entreprise. Le logiciel idéal comporte divers services, dont la localisation des véhicules en temps réel, la consommation en carburant, le contrôle des émissions ou encore la planification de la maintenance et de l'entretien. Des données sur l'assurance de la flotte sont également indispensables.

6. Externaliser la gestion de flotte : le fleet management

Selon la taille du parc automobile, la question du fleet management est à se poser. Il s'agit tout simplement de l'externalisation de la gestion de l'ensemble des véhicules utilisés par les collaborateurs de la société. C'est la solution pour une entreprise qui souhaite se défaire de ce poste. Il existe de nombreux prestataires qui proposent ce service. De plus, le fleet management est adaptable à toutes les entreprises.

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