Propriétaire - Facturation électronique : Récupérer les données de facturation des locataires

Avec l'entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique (RFE) en France, les règles de facturation évoluent pour les professionnels. Pour simplifier la gestion de votre comptabilité, Getaround a mis en place un outil d'export de vos données de facturation.

Comment télécharger mon export ?

L’export de vos données de facturation se fait directement depuis votre espace Getaround :

1. Connectez-vous à votre compte en mode propriétaire
2. Allez dans l’onglet Paiements
3. Cliquez sur Données de facturation des locataires
4. Sélectionnez la période souhaitée (par exemple : le mois précédent), ou saisissez le numéro d’une location spécifique
5. Cliquez sur le bouton Exporter.

Que contient ce fichier ?

Le fichier est généré au format Excel (.xlsx). Il rassemble toutes les informations nécessaires pour éditer vos factures conformes à la réforme :

• Données du client : prénom et nom (ou raison sociale et SIREN pour les professionnels), adresse, type de client (particulier ou professionnel).
• Données de la location : numéro de la location, plaque d’immatriculation, adresse du véhicule, dates de début et de fin, distance parcourue.
• Données financières : nature de la prestation, montant, date d’émission de la prestation.

Comment utiliser cet export avec ma comptabilité ?

Ce fichier est conçu pour être directement importé dans votre plateforme de dématérialisation agréée.

Votre plateforme récupérera ces données pour :

• Transmettre à l’administration fiscale les données des transactions réalisées avec des particuliers (e-reporting),
• Générer automatiquement les factures au format réglementaire et les transmettre à vos clients professionnels, ainsi qu’à l'administration fiscale (e-invoicing).

Comment gérer la TVA ?

Lors de votre premier import, votre plateforme comptable vous demandera de faire correspondre les colonnes du fichier Excel avec ses propres champs.

Si vous êtes assujettis à la TVA, voici deux points clés à paramétrer :

• Base d’import : indiquez à votre outil que vous importez des montants en base TTC. La plateforme effectuera automatiquement le calcul inversé pour définir le montant HT et la TVA.
• Natures de prestation : ces libellés permettent à votre plateforme d'identifier le type de produit et de déterminer si la TVA s'applique ou non.

FAQ

À quel moment les données apparaissent-elles dans l'export ?

Une location apparaît dans votre export 48 heures après la fin de la location. Si de nouvelles transactions ont lieu après la fin de la location (ex: frais de péages, contraventions, sinistres), les données apparaissent dans l’heure qui suit la transaction.

Est-ce que chaque ligne de l’export correspond à une facture ?

Non, chaque ligne correspond à une nature de prestation. Votre plateforme agréée peut regrouper plusieurs lignes concernant un même client sur une seule et même facture.

Quelles sont les différentes natures de prestation ?

Ce sont les groupes de prestation telles que sont présentées dans le reçu de paiement du locataire.

• Prix de la location : lorsque vous gérez vous-même l’assurance, il inclut la protection d’assurance incluse de base
• Assurance complémentaire : lorsque vous gérez vous-même l’assurance, cela correspond au plan de protection supplémentaire que le conducteur a choisi
• Frais de livraison
• Pack kilométrique : option achetée à la réservation par le locataire
• Kilomètres supplémentaires : dépassement du forfait kilométrique calculé à la fin de la location, incluant les frais d’assurance associé lorsque vous gérez vous-mêmes l’assurance
• Remboursement intégral du prix de la location : lorsqu’une location est annulée alors que la location avait été considérée comme effectuée.
• Frais d’annulation
• Ajustement de carburant : compensant la différence de niveau de carburant entre le début et la fin de la location
• Service de remise à niveau du réservoir : pénalité payée par le locataire
• Frais de recharge : compensant les frais liés à l'utilisation d’une carte ou badge de recharge pendant la location.
• Frais de compensation à la recharge : ajustement recharge électrique
• Service de recharge de batterie : pénalité payée par le locataire
• Règlement du péage
• Parking : frais de stationnement
• Retour tardif du véhicule : indemnité versé en cas de retour tardif
• Pénalité pour retard gênant
• Frais de nettoyage du véhicule
• Frais de traitement d’une contravention
• Montant de l’amende
• Compensation pour rapatriement du véhicule
• Coûts du sinistre
• Franchise pour un sinistre

Comment sont gérées les annulations ?

Les locations annulées sans frais pour le locataire n'apparaissent pas dans l'export (aucune prestation n'ayant eu lieu). Si une location est annulée tardivement et donne lieu à un dédommagement de votre part, le montant de l'indemnité apparaîtra dans l'export.

J'ai une très grande flotte, dois-je utiliser l'export manuel ?

Si vous gérez un volume important de voitures, nous vous recommandons d'utiliser notre API pour recevoir les données en temps réel vers votre système. Consultez notre documentation API pour la mise en place.