Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur les frais de déplacement

Comprendre les frais de déplacement en entreprise en 3 points clés

3 nov. 2022 4 min de lecture
Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur les frais de déplacement

Réaliser un déplacement professionnel avec un véhicule personnel génère un certain nombre de frais de déplacement pour le salarié. Celui-ci doit alors garder des preuves de l'ensemble des frais avancés. Cela permet à son employeur de procéder à un remboursement.

Parmi les modes d'indemnisations se trouvent les frais kilométriques. Ce barème est établi en fonction de chaque véhicule et facture au kilomètre parcouru. Il est également possible d'opter pour les frais réels. Ces démarches impliquent de garder une trace de l'ensemble des dépenses. Découvrez-les en 3 points clés.

1. Les frais liés au déplacement au travail : qu'est-ce que c'est ?

Lors des déplacements réalisés pour le travail, les salariés peuvent être amenés à avancer quelques dizaines d'euros de leur poche. L'entreprise doit alors procéder au remboursement sous forme d'indemnités pour le transport. Ces frais comprennent tous les frais et les dépenses engagés en euros pendant la durée de la mission.

Les frais de déplacement professionnel sont coûteux pour l'entreprise. Elle perd un certain temps à gérer les notes de frais. Le temps de gestion pour les salariés est également à considérer. C'est pourquoi une indemnité forfaitaire a été établie pour le remboursement des frais kilométriques.

2. L'indemnisation du transport grâce aux frais kilométriques

Les indemnités kilométriques constituent un moyen simple de remboursement pour indemniser les frais de déplacement. Les salariés doivent justifier leurs déplacements professionnels pour bénéficier des indemnités kilométriques. Un barème est défini par l'administration nationale chaque année.

Le montant des indemnités varie en fonction de certains critères du véhicule. Les indemnités kilométriques sont également fonction de la distance parcourue lors des déplacements liés à une mission. Le salarié n'a pas à justifier de tous les frais de carburant. Les dépenses qui y sont liées sont intégrées dans le barème.

Les facteurs modifiant le montant des indemnités kilométriques

Certains éléments propres au véhicule modifient les indemnités des déplacements. Les professionnels doivent prendre en compte les chevaux fiscaux du véhicule, mais aussi le type de moteur. Ainsi, le barème des véhicules thermiques et électriques diffère.

Le calcul des indemnités kilométriques est ensuite soumis à un barème qui fluctue en fonction de la distance parcourue en kilomètre. On compte trois barèmes kilométriques différents : moins de 5 000 kilomètres, entre 5 001 et 20 000 kilomètres et plus de 20 000 kilomètres. Plus la puissance fiscale du véhicule est importante, plus l'indemnité kilométrique l'est également.

Les déplacements en mission éligibles aux indemnités kilométriques

Seuls les déplacements réalisés pendant les heures de travail pour l'entreprise peuvent être indemnisés au barème kilométrique. Les salariés qui facturent les frais de déplacement n'auront pas de remboursement pour leur utilisation de transport personnel.

L'indemnité kilométrique est encadrée. Chaque utilisation de véhicule doit être justifiée par les salariés. Cela permet aux frais engagés d'entrer en compte dans le barème de remboursement. Les dépenses entre la résidence principale et l'entreprise ne sont pas obligatoirement prises en compte. Certaines entreprises intègrent le montant en frais de déplacement, d'autres non.

3. Les indemnités de déplacement pour le travail aux frais réels

Le calcul des indemnités aux frais réels est le mode par défaut de l'administration fiscale. Les frais de déplacement du salarié d'une l'entreprise se fondent alors sur le calcul des dépenses réelles. Les professionnels doivent garder les notes de frais du véhicule, les justificatifs de déplacement et de transport.

Le montant en euros des dépenses doit figurer sur chaque document. Les notes de restaurant, le carburant, les péages, chaque service payé doit être justifié. Les salariés pourront ainsi se faire rembourser ou déduire les frais non remboursés par l'employeur. Cela peut concerner les déplacements, mais aussi les prises de repas et d'autres dépenses engagées pendant le travail.

Les indemnités sujettes à un remboursement de l'employeur

L'employeur dispose de certains devoirs vis-à-vis du salarié pour ses déplacements professionnels. Il doit en effet prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié envoyé en mission. Les salariés doivent cependant justifier chaque dépense en gardant les tickets servant de justificatifs. Le remboursement est généralement effectué sur la fiche de paie.

L'employeur peut prendre en charge le montant des frais de déplacement liés au carburant, aux péages ou encore aux repas. Si un salarié ne dispose pas des justificatifs, l'entreprise n'est pas tenue d'effectuer un remboursement au titre des déplacements professionnels.

Les limites des frais de déplacement et indemnités kilométriques au réel

Le remboursement des frais liés aux déplacements des salariés au réel montre rapidement ses limites. Pour les salariés, cela demande une gestion de chaque ticket de transport, de repas, en justifiant les déplacements sur chaque lieu avec une estimation kilométrique. Le droit à l'indemnisation prend un temps considérable qui éloigne l'employé de son travail.

Pour l'entreprise, les frais de déplacement au réel sont une charge lourde en gestion. Le calcul est réalisé en euros et la durée de traitement est bien plus longue que pour un montant forfaitaire. C'est pourquoi une indemnisation au forfait a été établie. Son application facilite la gestion pour les entreprises et les salariés.

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