Quel véhicule de société choisir pour un salarié ?
La voiture de société d'un salarié est un investissement important pour une entreprise. Coût du véhicule, frais d'entretien, assurance et dépenses de carburant sont autant de frais à prendre en compte. Dans votre entreprise, il est primordial d'étudier l'aspect financier avant de choisir une voiture de fonction. Le véhicule doit également être adapté à l'utilisation des salariés sur leur lieu de travail. Définir le cadre d'usage permet de mieux cibler le choix du véhicule de société pour un salarié.
Choisir le véhicule du salarié en fonction de son utilisation
Lors de l'achat d'un véhicule de société pour un salarié, se pose la question de choisir une voiture de fonction ou de service. L'employeur doit sélectionner un type de voiture en fonction des coûts engendrés et des capacités de l'entreprise. Pour ce faire, il doit prendre en compte les avantages et les inconvénients de chaque type de voiture.
Le véhicule de fonction : un outil à la disposition du salarié
La voiture de fonction est un véhicule mis à disposition du salarié pour le travail. Il peut également, sous certaines conditions, l'utiliser pour son usage personnel sur certains trajets. Le véhicule procure ainsi de nombreux avantages. Le personnel peut s'en servir en privé sans payer les frais d'entretien et d'assurance liés. Le carburant reste à la charge du salarié durant l'usage privé de la voiture de fonction. L'entreprise peut modifier le cadre d'usage à travers le contrat mis en place.
La voiture de service : un investissement dédié au travail
La voiture de service n'est destinée qu'à un usage professionnel. Son domaine d'utilisation est réglementé. Seuls les trajets entre le domicile et le lieu de travail sont autorisés en dehors des trajets professionnels. Elle permet à votre entreprise d'optimiser les dépenses de gestion. Le véhicule offre moins de liberté au salarié, mais il lui permet tout de même de réduire ses coûts de trajet entre le domicile et le lieu de travail. Le coût annuel de ces voitures est généralement plus avantageux que celui d'une voiture de fonction pour l'entreprise.
Utiliser un véhicule personnel pour les déplacements professionnels
Le déplacement professionnel avec un véhicule personnel donne droit à des indemnités kilométriques. Leur montant prend en compte la puissance fiscale du véhicule ainsi que la distance parcourue. Ces avantages permettent à l'employé de couvrir ses dépenses en carburant. Ils prennent aussi en compte l'usure du véhicule. Le salarié obtient par ailleurs d'importants avantages en nature sur sa fiche de paie. En échange, l'employeur n'a pas à réaliser d'investissement dans une flotte de véhicule.
Comprendre le calcul des indemnités kilométriques d'une voiture de fonction personnelle
Les indemnités sont calculées selon un barème établi au kilomètre parcouru. En 2022, les véhicules avec une puissance fiscale de 3 CV et moins bénéficient d'une indemnité de 0,502 euro par kilomètre jusqu'à 5 000 kilomètres. Le barème est ensuite dégressif, avec un palier intermédiaire à 20 000 kilomètres. L'indemnité minimale pour cette même puissance fiscale est de 0,35 euro par kilomètre. Pour être indemnisé, l'employé doit justifier de l'ensemble de ses déplacements. Pour ce faire, il doit présenter les preuves liées à chaque trajet.
Une stratégie d'usage privé avec un avantage pour l'employeur à court terme
Dans un objectif court ou moyen terme, l'indemnité kilométrique peut être avantageuse. En revanche, ce régime devient coûteux sur le long terme. L'investissement dans un véhicule de société pour un salarié est une dépense fixe. Ce n'est pas le cas des indemnisations. D'un point de vue purement financier, il est plus intéressant de réaliser l'achat d'un véhicule. La location est également une excellente alternative. Elle permet de minimiser le montant de l'investissement. Elle évite par ailleurs une trop lourde gestion de chaque véhicule.
Le forfait mobilité durable : inciter l'employé à utiliser des véhicules plus responsables
Le forfait mobilité durable est un avantage financier à destination de l'employé. Ce dernier peut bénéficier d'un montant couvrant l'ensemble ou une partie de ses frais de transport entre le travail et son domicile. Pour cela, il doit utiliser des véhicules bien définis. Sont compris les transports en commun hors frais d'abonnement, les vélos, le covoiturage et les véhicules de déplacement personnel. Avec ce forfait, vous pouvez inciter vos collaborateurs à utiliser des modes de transport plus responsables.
Moins coûteux que l'achat d'un véhicule de société pour un salarié, le forfait conserve quelques limites. Les véhicules des salariés ne sont en effet pas tous pris en compte. De plus, la distance du domicile ne permet pas toujours l'utilisation d'un des véhicules listés. Le cadre d'application ne concerne donc qu'une partie des professionnels. Ceux-ci se trouvent essentiellement dans les zones urbaines. Le plafond de l'aide est établi à hauteur de 700 euros par an et par personne. Il peut être augmenté à 800 euros si l'entreprise prend également en charge l'abonnement de transport en commun.
La prime transport pour participer aux déplacements de chaque employé
La prime transport est un dispositif mis en place par l'employeur afin d'indemniser les trajets de ses salariés. Le montant et les critères liés à l'attribution de cet avantage sont définis dans les accords d'entreprise. L'indemnisation concerne aussi bien le carburant que le coût d'une recharge électrique. Cette prime à destination des salariés en véhicule peut se cumuler avec d'autres avantages. Parmi eux se trouvent notamment les indemnités kilométriques. Elles permettent au dirigeant d'indemniser un salarié sur sa fiche de paie lors de l'emploi de son véhicule personnel.
Le montant de la prime transport est déterminé en fonction de la décision du dirigeant de la société. Le calcul est établi sur la base des dépenses réalisées. Vous devez néanmoins vous assurer que le salarié effectue bien ces trajets de manière quotidienne. Vous pouvez ensuite faire le choix de prendre en charge tout ou une partie des trajets associés à ces coûts. Si un véhicule de société est mis à la disposition d'un salarié, il n'est pas possible de bénéficier de cet avantage.
Pour plus d'informations sur la gestion des voitures d'entreprise, lisez les articles suivants :
