Les coûts liés au véhicule de société : achat, location et usage
Un véhicule de société génère de nombreux frais pour une entreprise. Il faut prendre en compte les frais de carburant, les dépenses liées à l'entretien, mais aussi à l'assurance de la voiture. Chaque véhicule fait également l'objet d'une taxe. Son montant est fixé en fonction des caractéristiques de la voiture et de son taux d'émission de CO₂. C'est pourquoi vous ne devez pas négliger les coûts d'un véhicule de société avant d'investir.
Les coûts de l'assurance d'un véhicule de fonction pour l'employeur
L'assurance d'un véhicule de société est obligatoire. Pour une activité professionnelle, vous devez notifier à l'assureur le type d'usage prévu pour le véhicule. Le coût de votre assurance peut grandement varier en fonction du type de voiture. Vous devez prendre en compte le niveau de protection, mais aussi l'activité de votre entreprise. Les prix peuvent également être revisités si plusieurs véhicules sont assurés dans la même entreprise. Cela permet d'optimiser l'évaluation des frais pour chaque véhicule de société.
Comment estimer les dépenses d'un véhicule de fonction avant acquisition ?
Les charges d'un véhicule de société rassemblent les frais liés à l'entretien du véhicule. Vous pouvez estimer les charges prévues et établir un budget prévisionnel. En effet, les tâches comme le changement des pneus, la vidange et toutes les opérations régulières sont planifiables. Certains coûts sont intégrés dans un référentiel annuel. Vous devez donc lisser le montant sur la durée pour mieux identifier les charges d'une voiture de fonction. Pour simplifier la démarche, vous pouvez souscrire un forfait auprès des entreprises chargées de l'entretien de vos véhicules.
D'autres frais d'usage relatifs à votre voiture de fonction sont ponctuels. Vous ne pouvez donc pas estimer leurs montants réels comme pour un forfait ou un entretien annuel. En tant qu'employeur, vous devez prévoir une marge pour d'éventuelles interventions. Faites une évaluation à la hausse du montant annuel des frais liés aux véhicules. Cette évaluation peut être un taux, un montant en euros ou un forfait si vous avez souscrit une assurance complémentaire.
Les dépenses en carburant d'un véhicule de société
Le carburant d'un véhicule de société est à la charge de l'entreprise. Son coût peut être estimé par calcul en suivant les trajets de chaque salarié. Vous pouvez ainsi déterminer une moyenne de la distance parcourue et de la consommation de chaque voiture. Pour payer ces frais, une carte au nom de l'entreprise est généralement donnée au salarié. Le moteur présent sur les véhicules et le mode de conduite du salarié sont déterminants dans le calcul des frais. Une voiture qui consomme beaucoup génère des frais plus importants pour votre entreprise.
TCO ou TCM : quel indicateur choisir pour le calcul du coût total d'une voiture ?
Le TCO et le TCM sont des indicateurs essentiels pour déterminer les coûts d'un véhicule de société. Ils permettent d'obtenir une vision globale des dépenses de l'entreprise. Cette prise de recul permet ensuite à l'employeur d'identifier les actions d'optimisation à mettre en place. Celles-ci ciblent généralement des postes où un surcoût est identifié. Il peut s'agir de l'assurance de la voiture, du prix de la location, de la maintenance ou encore des taxes. TCO et TCM sont cependant bien distincts et permettent une évaluation selon deux angles différents.
Optimisez les coûts de votre flotte de véhicule avec le TCO
Le TCO (total cost of ownership) est un indicateur permettant d'identifier chaque point de dépense d'une flotte de véhicules. Son utilisation vous permet de cibler l'analyse sur les voitures, qu'elles soient en location ou en acquisition. Vous rassemblez des informations comme le prix d'achat de la voiture, le montant de l'assurance, le forfait de location ou le carburant. Le TCO prend aussi en compte la TVS (taxe sur les véhicules de société) et les impôts associés à votre flotte. L'indicateur vous permet d'identifier les points à améliorer, mais montre ses limites par rapport à une analyse de mobilité.
Le TCM : un indicateur réel porté sur le coût de la mobilité du salarié
Le TCM, ou coût total de mobilité, ajoute un axe supplémentaire dans l'analyse et l'optimisation des prix et de l'impôt. L'indicateur prend en compte les coûts liés aux voitures, mais aussi les déplacements des collaborateurs avec d'autres véhicules. Les frais d'avion, de taxi ou d'hôtel sont ainsi intégrés. De plus, l'analyse du coût ne centre pas le calcul sur le véhicule, mais sur le salarié. Votre structure peut ainsi déterminer le coût d'un salarié en déplacement. Vous pouvez aussi suivre l'utilisation des véhicules de fonction grâce à l'achat de technologies embarquées.
Comprendre l'impôt lié à un véhicule de société
La fiscalité d'un véhicule de société peut être complexe si vous ne maîtrisez pas tous les aspects de l'impôt. Vous devez disposer d'un système d'information performant afin de suivre les coûts réels. Vous devez ensuite isoler des prix en euros chaque somme déductible, ou qui entre dans le cadre de l'amortissement. La TVS est la principale taxe à prendre en compte. Elle génère un coût non négligeable lors de l'acquisition ou de la location d'une voiture par une entreprise. La TVA permet également de déduire le montant déboursé lors de l'acquisition sur le montant collecté par votre entreprise.
Pour une bonne gestion de l'impôt, vous devez recenser pour chaque voiture de fonction deux points différents. Le mode d'acquisition (achat ou location) est le premier point à prendre en compte pour l'employeur. Il influence le calcul de la TVS. L'avantage en nature est également concerné. Les coûts d'un véhicule de société forment le deuxième point. Ils doivent facilement être identifiables. Le total des coûts payés en euros par l'employeur donne droit à un amortissement ou à un montant déductible. Votre entreprise peut ainsi mieux estimer chaque taxe avec des chiffres réels.
Le télépéage pro pour connaître les dépenses réelles de l'utilisation du véhicule
Le télépéage pro est un allié de taille pour les entreprises. Il permet de recenser tous les coûts liés aux péages. Vous pouvez suivre les actions de votre salarié et de vos voitures simplement à l'aide de l'identifiant du badge. En tant qu'employeur, vous pouvez obtenir le coût réel des péages pour un véhicule donné instantanément. La solution simplifie donc la gestion des factures de l'entreprise. Vous pouvez également connaître le prix annuel dépensé pour chaque badge. Il suffit ensuite d'associer les frais aux voitures de fonction correspondantes, ou au salarié dans l'éventualité d'un TCM.
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